プリントの整理「ワーママも助かる!アプリ管理で外出先でもチェック!」(宇高編)

こんにちは。メンバーの宇高です。

 

今月は『メンバーのプリント整理』紹介週間ということで、今回は私のプリント管理についてご紹介します。

 

私は数年前から学校や保育園のプリント管理はアプリ仕様派です。

うちの子は現在、小学4年生男子と小学1年生女子。

二人共小学生になり、プリントがたくさん集まるのは決まって月末です。

主に、各学年の月間予定表と預かりの予定表、給食の献立など。

これらが集まったら、EVERNOTEというアプリを使い、スマホからスキャンしています。

スマホをかざすだけで撮影がはじまり、これまた自動で見やすいドキュメントに変換されます。

そしてなんといってもEVERNOTEは、OCR機能(文字検索機能)が優秀なのです!

予定表の中には、図工で使う予定のものや、必要なノートの種類(「○マスのものを用意してください」というもの)なども書かれているのですが、買い物に行った時にも、その場でスマホで検索すれば必要なものがすぐに検索できます。

(黄色くなっている部分が検索した内容です)

忘れん坊の私には頼れる味方です!

 

スキャンが終わったらすぐに捨ててもいいのですが、念のため、その月の予定表は教科書を置いているスペースに保管。いざという時には子供自身にも確認してもらうため。

その月のプリントをはさむ時に、前月のプリントを差し替えるので、このクリアファイルの中は、いつも3枚程度のプリントのみ。増えすぎることもありません。

  

また、例えば

「運動会のお知らせ」

「遠足のお知らせ」

「オープンスクールのお知らせ」

などの日付が限定されているプリントに関しては、夫婦共有のスケジュールアプリの中の、行事の日程のコメント欄に、そのプリントをカメラで撮り、アップロードしています。

これに関しては、スケジュールアプリに入れた時点ですぐにポイ!

夫婦で内容を共有できるので、「今日何時からだっけ?」「あそこのプリントを見て!」というよりも、自分のスマホで確認してもらえばいいだけなので、情報共有が楽チン。

(使用しているアプリはTimeTreeというアプリ。日程をタップしたら詳細が見られるようになっています)

この2つのアプリのおかげで、我が家には子供関連の書類で溜まる書類は月に数枚のみ。

仕組みが出来上がっているので、「あのプリントどこいった?」ということがありません。

(・・・・・ただし、子供が確実に私に出してくれている場合に限り・汗)

 

提出が必要なものに関しては、他のメンバーもしているように、できるだけその場で処理するようにしています。

これについては、私より娘の方が期限をしっかり把握しているので 「ママ、これ今日が提出日!」とよく教えてくれ、助かっています()

 

その他、

・家関係の書類

・家電の取扱い説明書

・習い事/学校の書類

・役所/税金関係の書類

などの保管書類に関しては、まとめてワークスペースに。

(詳細は宇高のブログにて・・・★https://uddy105.exblog.jp/19906019/)

(棚下のファイルボックスにカテゴリーごとにまとめて収めています。黒・グレー・赤のファイルボックスはburo)

 

書類管理の仕組み化は、始めはなかなか大変ですが、一度仕組みを作ってしまえば後がとっても楽になります。

書類整理を制したら、母親としての仕事を半分くらい制したようなもんです!(大袈裟)

是非参考にしてくださいね!

 

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